Признаки хорошего совещания и других видов коммуникации между сотрудниками, протокол собрания. Добавлено в закладки: 0. Продуктивное совещание. Каждый человек – рядовой сотрудник или руководитель, мечтает успевать больше и эффективнее выполнять свои обязанности. При этом совершенно неважно, занимаетесь ли вы фрилансингом у себя на дому удаленно и при этом не любите общаться с людьми, или же у вас огромный штат подчиненных – совещаний в той или иной форме избежать не удастся. Конечно, фрилансеру все вопросы можно обсудить с заказчиком в Интернете.

Образец приказа. Подготовка документов для проведения совещания. Если повестка дня насыщенная, то рекомендуют установить регламент . Выберите правильное время для проведения совещания. Лечится это строгим ограничением времени и регламентом количества . Предлагается оптимальный регламент обсуждения, который базируется на. Каждый день в нашей стране проводятся сотни тысяч совещаний. Составленная повестка дня утверждается руководителем, образец такого . В регламенте коллегиального органа определяется периодичность заседаний. Иногда на предприятиях встречаются регламенты проведения совещаний, относящиеся к. Его образец приведен в Примере 22.

Но иногда бывает так, что в проекте задействованы сразу несколько человек, и чтобы сделать свою часть работы правильно, придется встретиться с каждым участником проекта, а делать это по отдельности не всегда удобно и доступно. Если говорить о бизнесе в целом, то совещания крайне важны, однако не стоит путать их с пожирателями времени, которые в итоге приносят компании только убытки. На что чаще всего уходит рабочее время. Самый Лучший Учебник По Сопромату Для Конструктора тут. Как провести совещание с максимальной отдачей?

Что принято считать совещанием? Что такое совещание. Стоит помнить, что процесс управления — это серии навыков, которые нарабатываются со временем и им можно обучиться, и систематические повторяющиеся процессы.

У любого совещания есть SMART цели. SMART это: Specific (Конкретная, четко сформулированная цель). Measurable (Измеряемая — цифры и факты). Attainable, Achievable (Цель должна быть реально достижимой). Relevant (Актуальная).

Time- bound (Ограниченная во времени). Классификация совещаний. Виды совещаний. По целям. По способу проведения. По степени подготовленности По периодичности.

Количество участников. По составу. Обучающее. Передача участникам знаний, умений, повышение их квалификации Диктаторское Запланированное Разовое Сокращенное число участников (до пяти)С постоянными сотрудниками.

Пояснительное. Убеждение участников в необходимости правильности и своевременности предложенных стратегий и действий Автократическое Внеплановое Регулярное Расширенное (до 2. С непостоянным составом. Проблемное. Выявление проблем; Разработка путей и методов решения проблем. Координация работы отделов Сегрегативное Периодическое Представительское.

Смешанный состав. Информационное. Осуществление сбора, обмена и систематизации данных, касающихся проблемы и выявление подходов к ее решению среди сотрудников.

Дискуссионное Состав, регламентированный нормативным актом. В свободной форме. Содержание совещания: Все мы помним время, когда совещания длились по два часа и были скучными и неинформативными. При этом они созывались часто без повода. Теперь все совещания можно условно разделить на те, которые представляют собой мозговой штурм, решают проблему или доносят важную информацию. Совещания- информацию и мозговой штурм можно вынести в онлайн обсуждение – все, что нужно, работники прочтут и прокомментируют.

Исключением является личная встреча с руководством компании. Руководитель совещания должен обеспечить: формирование умения вести коллектив к заранее намеченным целям и обеспечение максимальной эффективности каждого его участника. Ведение конструктивного обсуждения вопросов; Регуляцию направленности выступлений, слежение за временем; Слежение за корректностью ведущихся дискуссий; Умение направлять и управлять вниманием коллектива, использовать при этом разнообразные приемы; В процессе подведения итогов совещания руководитель обобщает все вышесказанное, формулирует выводы, определяет задачи; Завершение сбора точно в намеченное время. Регламент совещания. Памятка участникам совещания: Все люди разные и могут иметь отличное от вашего, мнение.

То, что кажется вам истинным, может быть неприемлемым для другого человека. Люди не умеют читать мысли – делитесь своим опытом с другими. Относитесь к другим с уважением – вы же хотите, чтобы уважали и вас? Не унижайтесь, но и не имейте завышенной самооценки. Все приемы, которыми вы пользуетесь, заметны. Ваша цель – преодоление проблемы, а не споры и разногласия. Не применяйте силовых методов воздействия.

Человеку думающему нравится менять мир, который его окружает — дайте ему эту возможность. Примите все варианты решения проблемы, а каждый участник определит для себя, нравится ему такой способ или нет. Конструктивное общение возможно только при наличии одинакового видения проблемы, но это не означает, что у каждого участника собрания нет личной цели. Признаки неэффективного совещания: Отсутствует программа.

Нет должной подготовки. Собрано слишком большое количество сотрудников. Регламент времени не соблюден. Низкий уровень дисциплины. Конфликты. Нет процедуры должного завершения мероприятия. Как вызывать интерес слушателей. Комментарии в режиме онлайн хороши тем, что сотрудники ведут себя немного раскованнее: стоящая идея может показаться блеклой, если ее подать в публичном выступлении вяло и испуганно – не всем дан ораторский талант.

Дата протокола соответствует дате проведения совещания. Образец составления вводной части протокола совещания.

Проблемы серьезные решаются путем личной встречи – и не иначе. Почему совещания вызывают раздражение? Зачастую они просто  занимают довольно много времени. Преимущества. Недостатки.

Руководство адекватно оценивает рабочий процесс, а сотрудники видят пути направления стратегии компании; Режим рабочего дня нарушен и эффективность его снижается; Такой метод позволяет согласовать работу людей из разных отделов, и объединяют их в единую команду; Иногда превращается в доклад; Позволяют оперативно разрешить спорные вопросы. Вопросы могут быть абстрактными и не до конца сформулированными, сразу их решить не всегда получается. Руководство компании видит минусы, однако преимущества здесь явные и можно пожертвовать несколькими часами продуктивной работы раз в определенный период. Совещания призваны наладить рабочий процесс, выстроить командные отношения в коллективе. Рядовые сотрудники не видят преимуществ — им нужно рассказывать о них, а недостатки при этом минимизировать. Проводить или не проводить совещание? Можно ли избежать общего сбора коллектива?

Попробуйте ответить на ряд вопросов: Основной недостаток сборов – нарушение режима рабочего дня. Сотрудники в ожидании совещания просто не могут сосредоточиться на выполнении своих должностных обязательств – так устроен человеческий мозг, а общий сбор является событием важным. Внимание рассеивается, и в итоге эффективность снижается. Сразу после совещания наблюдается похожая ситуация, однако теперь люди должны воспринять полученную информацию и критически ее осмыслить. Если в день запланировано несколько совещаний, важные дела будут неминуемо отодвинуты в сторону. Чтобы успеть запланированное на этот день, приходится задержаться допоздна, когда большая часть коллектива уже ушла домой.

Как избежать недовольства: Выберите правильное время для проведения совещания. Опытные руководители взяли на вооружение практику проведения собраний коллектива в утренние или послеобеденные часы. Волнение перед совещанием придется как раз на время обеда и будет не так сильно влиять на уровень  работоспособности. Если выступать будут одни и те же люди на двух встречах, то лучше провести одну утром, а вторую вечером – так рабочий процесс не пострадает.

Интервал между встречами – около пяти часов. Для того чтобы держать руку на пульсе всего, что происходит в команде, можно попробовать метод ежедневных послеобеденных собраний по 1. Компания «Мегаплан» и ее руководитель, Сергей Козлов, поделилась своим опытом забавных, но действенных совещаний: коллектив стоя выстраивается в круг и предоставляет коротенький отчет. Это помогает сосредоточить внимание на главном. Чтобы совещание не превратилось в театр одного актера, следуйте правилам.